A. Pengantar
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang
manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi Ricky W. Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien.
Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau
memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam
upaya mencapai tujuan organisasi.
B. Perencanaan Penetapan Manajemen
Dalam manajemen, perencanaan adalah
proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan
itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana
formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah
rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap
anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat
untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
Langkah-langkah Dalam Menyusun Perencanaan Dalam Manajemen :
Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian
awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang
dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus
dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan
perumusan tujuan yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam
salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga
memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa
perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan
menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan
tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara
efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan
besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas
pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah
pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus
dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.
Kegagalam atau tidak
merumuskan tujaun organisasi disebabkan :
Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali
pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa
tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat
komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka
pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
Takut gagal.
Pemimpin/manajer yang menetapkan satu
tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu
pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun
ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering
kali dihindari sedapat mungkin kekurangan pengetahuan tentang organisasi.
Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika
pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan
unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan
tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui
berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah
dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien kekurangan pengetahuan akan lingkungan.
Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus
emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal
organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah)
dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya.
Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor,
target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
Kurang percaya diri, Untuk mempunyai
kemantapan terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya
harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia
mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai
kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan
tugasnya.
Manfaat Perencanaan Dalam Manejemen
1.Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan- perubahan
lingkungan;
2.Membuat tujuan lebih khusus,terperinci dan mudah di pahami;
3.Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti;
4.Manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
Jenis Perencanaan dalam Organisasi
Melihat tingkat hirarkis, ada empat jenis perencanaan:
perencanaan strategis, taktis dan operasional, yaitu:
Perencanaan Operasional
Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus
berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan
menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di
tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi
lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat
operasional.
Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari
perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang
diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana
operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah,
dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana
dikembangkan untuk waktu yang singkat.
Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari
organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana
tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat
operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil
taktik.
Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam
menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan
berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi
kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute,
jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.
Perencanaan Normatif
Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan
untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar,
metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.
Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau
kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga
pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar
dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi.
Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang
mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.
C. Pengorganisasian Sebagai Fungsi Dari Manajemen
Struktur Organisasi
adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiapbagian serta posisi yang ada pada
suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan.
Struktur Organisasi menggambarkan dengan
jelaspemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungan aktivitasdan fungsi di batasi. Dalam struktur organisasi
yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siap melapor kepada siapa, jadi
ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan.
a. Struktur Formal
Kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengingatkan
diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang
rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan
lain sebagainya.
b. Struktur Informal
Kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat
pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak di sadari.
Contoh :Arisan ibu - ibu sekampung, belajar bersama
anak - anak SD, kemping ke gunung pangrango rame - rame dengan teman, dan lain
- lain.
Contoh Struktur Organisasi Dari Suatu
Perusahaan
- Komisaris,
adalah pemilikdari perusahaan.
- President
Direktur, bertugas mengepalai semua prosedur yang berjalan dalam suatu
perusahaan.
- Managing
Direktur, bertugas untuk memanage berjalannya suatu pelaksana yang akan
dirinci. Misalnya :Sebuah kerjasama yang akan dilakukan
kedalam perusahaan lain embantu president direktur
- General
Manager, bertugas memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang
mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional.
- Manager,
bertugas memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional pada suatu
perusahaan atau organisasi
- Supervisor,
bertugas untuk mengawasi atau mengamati suatu kegiatan yang dijalankan dalam
sebuah perusahaan. Seorang supervisor tidak berkenan untuk mengatur yang ada
dalamperusahaan.
- Kepala
Bagian, bertugas untuk mengikut sertakan anggotanya pada berjalannya suatu
kegiatan yang ada pada perusahaan.
Manfaat Strukrtur Fungsional Dan Struktur Divisional
Manfaat Struktur Fungsional :
- Mempergunakan sumber daya khusus secara efesien
- Supervisi dapat dilakukan lebih mudah
- Mengembangkan keahlian fungsional
- Mudah memobilisasi keterampilan khusus
- Memelihara kendali terpusat atas keputusan
strategis
- Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan
kunci sebagai unit terpisah
Manfaat Struktur Divisional :
- Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan
prestasi kerja tinggi dapatdipertahankan
- Keputusan lebih cepat
- Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja
- pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan
- Memberikan landasan pelatihan bagi paramajer
strategis
- Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan
cepat terhadap perubahan.
Kerugian Struktur Fungsional Dan Struktur Divisional
Kerugian Struktur Fungsional :
- Respon organisasi terhadap perubahan kondisi
lingkungan agak lambat
- Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu
baik
- Inovasi terbatas
Kerugian struktur divisional :
- Tidak mampu mencapai efisien siekonomis
- Koordinasi antar produk sulit
- Keahlian teknis hilang karena tidak ada
spesialisasi fungsional
Sumber
